Las empresas están comprobando que algunos de los mejores beneficios de la tecnología de internet provienen e aplicaciones que bajan los costos de agencia y coordinación. Aunque las empresas han utilizado redes internas durante muchos años para administrar y coordinar sus procesos de negocios, las intranets se han convertido rápidamente en la tecnología de elección para los negocios en línea.
COMO APOYAN LAS INTRANETS A LOS NEGOCIOS EN LINEA
Las intranets son económicas, escalables para expandirse o contraerse conforme cambian las necesidades y son accesibles desde la mayoría de las plataformas de cómputo. Mientras que la mayoría de las compañías, sobre todo las más grandes, deben apoyar una multiplicidad de plataformas de cómputo que no se pueden intercomunica, las intranets proporcionan una conectividad instantánea, uniendo a todas las computadoras en un solo sistema de red, virtualmente transparente. El software del a web presenta una interfaz uniforme que se puede utilizar para integrar procesos y sistemas diferentes de toda la compañía. Las compañías pueden conectar sus intranets a los sistemas internos de transacciones de la compañía, facultando a los empleados a tomar acciones importantes para las operaciones de una compañía.
Las intranets pueden ayudar a las organizaciones a crear un entorno de información más rico y con capacidad de adaptarse a las circunstancias. Las aplicaciones corporativas internas basadas en el modelo de página web se pueden hacer interactivas utilizando varios medios, texto, audio y video. Un uso principal de las intranets ha sido crear depósitos de información en línea que se pueden actualizar con la frecuencia de las intranets ha sido crear depósitos de información en línea que se pueden actualizar con la frecuencia necesaria. Catálogos de productos, manuales de empleados, directorios telefónicos o información de prestaciones, se pueden revisar inmediatamente que ocurren cambios. Esta publicación orientada a los eventos permite a las organizaciones responder con mayor rapidez a las condiciones cambiantes que la publicación tradicional en documentos, la cual requiere una programación rígida de la producción. Los documentos disponibles ahora mediante las intranets siempre pueden estar actualizados, eliminando así los costos de papel, impresión y distribución. Por ejemplo, sun healthcare, una cadena de enfermeras eh instalaciones de cuidados a largo plazo, cuyas oficinas centrales están el Albuquerque, nuevo México, ahorro cuatrocientos mil dólares de costos de impresión y de correo cuando instalo su boletín corporativo en una intranet. El boletín se distribuía a más de 69,000 empleados en 49 estados.
Estudios conservadores del rendimiento sobre la inversión de las intranets muestran rois de 23 a 85% y algunas compañías han informado de más de 1,000 %. Por ejemplo, mitre corporation informo que su inversión de 7, 900 millones de dólares en el entorno colaborativo de intranet, descrito en la sección siguiente, produjo 62,100 millones de dólares en reducción de costos e incremento de productividad. Mitre también obtuvo beneficios no cuantificables como una calidad más alta y soluciones más innovadoras para los clientes (Young.2000).en el capítulo 13 se encuentra más información sobre el valor de negocios de las intranets. La tabla 4-4 resume los beneficios de las intranets para los organizadores.
LAS INTRANETS Y LA COLABORACION EN
Las intranets proporcionan un rico conjunto de herramientas para crear entornos colaborativos en los que los miembros de una organización pueden intercambiar ideas, compartir información y trabajar en conjunto sobre proyectos y asignaciones comunes independientemente de su ubicación física. Por ejemplo, Noranda Inc., una importante compañía minera canadiense, utiliza una intranet para dar seguimiento a su investigación de exploraciones de minerales en una docena de oficinas en norte y Sudamérica, Australia y Europa.
Algunas compañías están utilizando las intranets para crear entornos colaborativos empresariales que enlacen diversos grupos, proyectos y actividades a través de la organización. Por ejemplo, mitre Corporation, que dirige trabajos de investigación y desarrollo para el gobierno federal estadounidense, construyo un entorno colaborativo llamado mitre information structure para compartir información de personal, planeación y proyectos. Esta intranet incluye un directorio corporativo con nombres, números telefónicos y currículo de los empleados de Mitre: un Lessons Learned library, con las mejores prácticas y lecciones aprendidas de los 10años de proyectos de mitre, y características para llenar informes de recursos humanos, como registros de horas trabajadas, solicitudes de servicio y formularios de inventarios y seguimiento. El capitulo 10 da una exposición detallada de las intranets en trabajo colaborativo.
Tabla 4.4 BENEFICIOS DE LAS INTRANETS PARA LAS ORGANIZACIONES
Conectividad desde la mayoría de las plataformas de cómputo
Se pueden enlazar a sistemas corporativos internos y bases de datos de transacciones principales
Pueden crear aplicaciones interactivas con texto, audio y video
Escalables a plataformas de computo mas grandes o más pequeñas según cambien los requerimientos
Fáciles de usar, con una interfaz web universal
Bajos costos de arranque
Entorno de información más rico y con capacidad de adaptarse a las circunstancias
Costos reducidos de distribución de la información
APLICACIONES DE INTRANETS PARA NEGOCIOS EN LINEA
Las intranets están brotando en todas las áreas funcionales principales de la empresa, facilitando a las organizaciones la administración electrónica de más procesos de negocios.
Finanzas y contabilidad
Muchas organizaciones tienen TPS extensos que recaban los datos operativos de las actividades financieras y contables, pero sus sistemas tradicionales de informes gerenciales, como sistemas de mayor general y hojas de cálculo, con frecuencia no pueden dar esta información detallada en conjunto para la toma de decisiones y la medición del desempeño. Las intranets pueden ser muy valiosas para finanzas y contabilidad porque pueden proporcionar una visión integrada de la información financiera y contable en línea y en un formato fácil de usar.
Recursos humanos
Las responsabilidades principales de los departamentos de recursos humanos comprenden mantener informados a los empleados sobre los problemas de la compañía y proporcionar información de los registros personales y prestaciones de los empleados. Recursos humanos pueden utilizar las intranets para publicar en línea manuales de políticas corporativas, asignación de puestos y transferencias internas de puestos, directorios telefónicos de la compañía y clases de capacitación. Los empleados pueden usar una intranet para inscribirse en planes de atención a la salud, ahorro y otros beneficios si esta enlazada con el sistema de recursos humanos o prestaciones de la empresa o para hacer pruebas de aptitudes en línea. Los departamentos de recursos humanos pueden difundir rápidamente información a los empleados sobre próximos eventos o desarrollos de la compañía utilizando grupos de noticias o el correo electrónico.
Ventas y marketing
Ya se describió como se pueden utilizar Internet y la Web para realizar ventas a clientes individuales y a otros negocios. La tecnología de Internet también se puede aplicar a la administración interna de la función de ventas y marketing. Una de las aplicaciones más extendidas de las intranets corporativas es supervisar y coordinar las actividades de la fuerza de ventas. El personal de ventas puede solicitar actualizaciones de precios, promociones, descuentos o bien pedir información sobre los competidores. Pueden tener acceso a documentos de presentaciones y ventas y personalizarlos para los clientes.
MANUFACTURIZACION Y PRODUCCION
En manufactura, los aspectos de la administración de la información son sumamente complejos ya que implican inventarios masivos, captura e integración en tiempo real de flujos de datos de producción, cambio de relaciones con proveedores y costos volátiles. Por lo general, la función de manufactura utiliza múltiples tipos de datos incluyendo gráficos y textos dispersos en sistemas individuales. con frecuencia la información de manufactura es muy sensible al tiempo y difícil de recabar porque los archivos se tienen que actualizar constantemente. Desarrollar intranets que integran datos de manufactura bajo una interfaz de usuario uniforme es más complicado que en otras áreas funcionales.
A pesar de tales dificultades, las compañías están lanzando aplicaciones de intranet para manufactura.las intranets coordinan el flujo de información entre tornos, controladores, sistemas de inventario y otros componentes de un sistema de producción pueden hacer más accesibles la información de producción a las diversas partes de la organización, aumentando la precisión y bajando los costos.
LA ADMINISTRACION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Y EL COMERCIO COLABORATIVO.
Las intranets también se pueden emplear para simplificar e integrar procesos de negocios que abarquen más de un área funcional. Estos procesos entre funciones se pueden coordinar electrónicamente para incrementar la eficiencia y capacidad de respuesta de la organización, y se pueden coordinar con los procesos de negocios de otras compañías. La tecnología de internet ha probado ser especialmente útil para la administración de la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo.
El capitulo 2 presento el concepto de la administración de la cadena de abastecimiento, que integra los procesos de adquisiciones, producción y logística para suministrar bienes y servicios desde su origen hasta su entrega final al cliente. El entorno previo al surgimiento de internet la coordinación de la cadena de abastecimiento, como compras, administración de materiales, manufactura y distribución.los sistemas empresariales podían proporcionar parte de esta integración a los procesos internos de negocios pero tales sistemas son difíciles y costosos de construir.
Parte de esta integración se puede aportar a un corto más accesible provechando la tecnología de internet.las empresas o pueden usar intranet para mejorar la coordinación entre sus procesos internos de la cadena de abastecimiento compartidos con sus socios de negocios. Los extranets, que ya se presentaron en el capítulo 1, son redes privadas que se exponen en este capítulo y en el capítulo 2 se basan en extranets para agilizar la administración de la cadena de abastecimiento.
La tecnología de internet permite a todos los integrantes de la cadena de abastecimiento comunicarse entre sí al instante, utilizando información actualizada para ajustar compras, logística, manufactura, empaque y programas. Un gerente puede usar una interfaz web para entrar a los sistemas de demanda de productos del fabricante.los socios de negocios pueden utilizar herramientas de administración de la cadena de abastecimiento basadas en la web para colaborar en la elaboración de pronósticos en línea. Los representantes de ventas pueden entrar en los programas de producción de los proveedores y en la información de logística para supervisar la situación de pedidos de los clientes. Conforme las cadenas de abastecimiento extendidas empiezan a compartir información de productos, programación, inventarios pronósticos y logística en línea en vez de por teléfono o por fax, las compañías pueden responder con mas certeza a la cambiante demanda de los clientes.los fabricantes pueden comunicar información con herramientas basadas en la web en vez de los costosos sistemas patentados alienta las compañías a compartir información comercial critica con una gran cantidad de proveedores.la tabla 4-9 da ejemplos de aplicaciones de administración de la cadena de abastecimiento basadas en la web.
La logística y el acabado están recibiendo una nueva atención en la búsqueda de la óptima administración de la cadena de abastecimiento y la exitosa ejecución del comercio electrónico. A medida que más y más compañías adoptan internet y el comercio electrónico, reexaminan su manera de levar los productos a los clientes. Tal vez la operación más cara—y a veces la más importante—del comercio electrónico sea el llenado de un pedido. internet ha representado nuevas maneras de administrar almacenamiento, compras y empaque con base en el acceso a la información de la cadena de abastecimiento que puede dar a las compañías una ventaja al entregar bienes y servicios a un costo razonable.
Las compañías pueden utilizar los flujos de información de la cadena de abastecimiento para posponer decisiones hasta que tengan la información más completa y actualizada de lo que quiere el cliente de manera que los productos se entreguen de la manera más directa y a un costo rentable.
Las aplicaciones de la administración de la cadena de abastecimiento basadas en Internet están cambiando de una manera clara la forma en que las empresas trabajan interna y externamente. Además de reducir los costos, estos sistemas de administración de la cadena de abastecimiento dan un servicio más perceptivo al cliente, permitiendo que los trabajos de la empresa se rijan más por la demanda del cliente. Los anteriores sistemas de administración de la cadena de abasteciendo están dirigidos por programas principales de producción basados en pronósticos o en los mejores supuestos de demanda de productos. Con los nuevos flujos de información hechos posibles por herramientas basadas en la Web , la administración de la cadena de abastecimiento puede seguir un modelo orientado a la demanda.
La tecnología de Internet ha dado un gran impulso al desarrollo de productos colaborativos que también están más orientados al cliente. Usualmente, el desarrollo de un producto nuevo implica la colaboración entre los diversos departamentos de una empresa y, cada vez más, entre organizaciones diferentes. La tecnología de Internet proporciona herramientas de comunicación y colaboración para contactar diseñadores, ingenieros, marketing y obreros. Las compañías pueden trabajar con más eficiencia de manera interna o con sus negocios para llevar productos al mercado con más rapidez, desde su diseño inicial e ingeniería hasta marketing y ventas. Las herramientas basadas e Internet también ayudan a las compañías a trabajar con las maquiladoras para construir estos nuevos productos. La retroalimentación del cliente desde los sitios Web o de las comunidades en línea se puede aplicar al diseño del producto.
A fin de cuentas, Internet podría crear un sistema nervioso de logística digital a través de la cadena de abastecimiento. Este sistema permitiría una comunicación simultánea y multidireccional de comunicación sobre inventarios, pedidos y capacidades de los participantes, a la vez que se ocuparía de optimizar las actividades de empresas individuales y de grupos de empresas que interactúan en mercados de comercio electrónico. Cuanto más evolucione las empresas digitales tanto más cerca estará este futuro sistema de logística de ser una realidad.
